Anonim Şirketlerde Yönetim Devri Açısından İç Yönerge
Meltem Aslan
Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur.
ANONİM ŞİRKETLERDE YÖNETİM YETKİSİNİN DEVRİ AÇISINDAN İÇ YÖNERGE HAZIRLANMASI
Genel Olarak;
Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur. Yönetim kurulu’nun, esas sözleşmede hüküm bulunması şartıyla, devredilebilir yetkilerinin tamamını veya bir kısmını düzenleyeceği bir iç yönerge ile yönetim kurulu üyelerine veya üçüncü kişilere devretmesi yetki devri olarak adlandırılır. Bu iç yönergeler şirketin yönetimi ve organizasyon şemasının esasını düzenler. Bu suretle şirket iç yönergesi; yönetim için gerekli olan görevleri tanımlar, görev yerlerini ve özellikle kimin kime bağlı olduğu ve bilgi sunmakla görevli olduğunu belirler.
İç Yönerge Hazırlama Yetkisi ve Yükümlülüğü;
Kanunda açık bir hüküm olmamasına rağmen, TTK 367. Maddesi gerekçesinde; yönergenin genel kurul veya yönetim kurulu tarafından onaylanabileceği öngörülmüştür.’ Doktrindeki egemen görüşe göre, şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi yetkisi yönetim kurulunun devredilemez yetkileri arasında olduğuna göre, yönerge hazırlama yetkisi de bu devredilmez yetkiyi ihtiva eder. Bu görüşe göre yönerge hazırlama yetkisi münhasıran yönetim kuruluna aittir.
İç yönerge hazırlama zorunluluğu sadece, yönetim kurulunun organ fonksiyonundan kaynaklanan yetkilerinin devrinde söz konusudur. Yönetim Kurulu, esas sözleşmede hüküm bulunmasa dahi, sorumluluğun kendisinde kalması şartıyla bazı konularda karar alma yetkisini üçüncü kişilere devredebilirler ve böyle durumlarda bir iç yönerge hazırlama zorunluluğu da yoktur. Yönetim kurulu, iç yönergesini yetki devrini gerçekleştirmeden önce hazırlamalıdır.
İç Yönergenin Şartları;
- Esas Sözleşme ile Yetkilendirilme: Şirket yönetimini organize etmek amacıyla iç yönerge hazırlanması için ilk ve en temel şart, esas sözleşmede yönetim kuruluna yönetim yetkisinin devredilebileceği hususunda yetki verilmiş olmasıdır.
- Yazılı Olma: TTK 390. Maddesi ‘’Yönetim kurulu kararlarının geçerliliği yazılıp imza edilmiş olmalarına bağlıdır.’’ hükmüne amirdir. İç yönerge de bir yönetim kurulu kararı olduğuna göre, yönergenin yazılı olarak hazırlanıp imza edilmesi gereklidir. Yazılı olması zorunlu olmakla beraber, tescil ve ilan edilmesine gerek yoktur. İleride doğabilecek ihtilaf ve karışıklıkların önlenmesi adına bu organizasyon değişikliklerinden en azından şirket ortakları ve şirketle ilgili kişilere bilgi verilmesi gerekmektedir.
- Geçerli Bir Yönetim Kurulu Kararı Varlığı: Yönergenin dayanağı olan yönetim kurulu kararının geçerli olması için, üye sayısının yarıdan bir fazlası ile toplanmış ve esas sözleşmede aksine hüküm yoksa toplantıya katılan üye sayısının salt çoğunluğu ile karar alınmış olmalıdır.
- Kanuna ve Esas Sözleşmeye Aykırı Olmama: Yönergenin kanuna ve esas sözleşmeye aykırı olan hükümleri geçersizdir.
- Şirket Yönetimini Düzenleme: Bu kapsamda hangi yetkilerin devredildiğinin, yetkilerin yönetim kurulu üyelerine mi yoksa üçüncü kişilere mi devredildiğinin, devredilen yetkilerin kapsamı ve devir süresi gibi hususları düzenlemelidir.
İç Yönergenin İçeriği ve Kapsamı;
TTK 367. Maddesinde iç yönergede yer alması gereken asgari konular sayılmıştır:
- Şirket yönetiminin düzenlenmesi,
- Yönetim kurulu ile murahhasların yetkilerinin belirlenmesi,
- Murahhasların görev yerlerinin gösterilmesi,
- Murahhasların görevlerinin tanımları,
- Kimin kime bağlı ve kime karşı sorumlu olduğu ve bilgi sunmakla yükümlü olduğu
TTK, yönetim kuruluna iç yönergenin içeriği konusunda geniş bir alan bırakmıştır. Bu maddede sayılan hususlar şirketin ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde düzenlenebilir.
İç yönergede yer alabilecek hususlar TTK ve SPK düzenlemeleri doğrultusunda aşağıda belirtilmiştir.
- Giriş bölümü; öncelikle şirket esas sözleşmesinin örgüt yönergesi hazırlanmasının temelini oluşturan hükmüne yer verilmelidir.
- Yönetim yetkisine sahip birimler; şirket yönetiminde yer alan tüm birimler belirlenmeli, bu birimler arasındaki hiyerarşik ilişki tespit edilmeli ve karar alma yöntem ve süreçleri belirlenmelidir.
- Yönetim kurulu; başkan ve başkan vekilinin görev ve yetkileri ile üyelerin nitelikleri, sayısı, mali hakları, rekabet yasağı hususları düzenlenmelidir. Yönetmelikte örgüt şemasının verilmesi yeterli değildir; karar ve atama yetkileri ile işletmenin teknik, ticari ve hukuki açıdan yönetimine ilişkin esasları da içermelidir. Eğer bağımsız yönetim kurulu üyesi seçilecekse yönergede ayrıca yer almalıdır. Yönetim kurulunun ne sıklıkla toplantı yapacağı ve nasıl toplantıya çağrılacağı ayrıca toplantının yapılma usulü, gündemde yer alması gereken hususlar gibi konular örgüt yönergesinde düzenlenmelidir. Yönetim kurulu karar alırken nisaplara ilişkin olarak örgüt yönergesinde bir düzenleme yapamaz. Ancak esas sözleşmede nisapları düzenleyen farklı bir hüküm varsa ve bu düzenleme yönetim kuruluna insiyatif tanıyorsa örgüt yönergesine hüküm konularak yönetim kurulunun böyle durumlarda nasıl karar alacağı düzenlenebilir. Örgüt yönergesinde sadece devredilebilir yetkilerin murahhaslara devri söz konusu olabilir. Örgüt yönergesinde ayrıca, yönetim yetkisinin devrinin içerik ve kapsamı belirtilmelidir. Yetkilerin tamamen mi kısmen mi devredildiği hususu ile bir kişiye mi yoksa birden fazla kişiye mi devredildiği karışıklığa mahal vermeyecek biçimde düzenlenmelidir. Komite ve komisyon kurulması öngörülüyorsa, bunların nasıl kurulacağı, görev ve yetkileri, yönetim kurulu ve murahhaslarla olan ilişkisi yönergede düzenlenmelidir.
- Denetim sistemine ilişkin düzenlemeler; denetim komitesinin çalışma usul ve esaslarına ilişkin ayrıca bir yönerge hazırlanması düşünülmüyorsa, iç yönergede düzenlenmelidir.
- Bilgi akışı ve raporlamaya ilişkin düzenlemeler; bilgi alma ve şirket defterlerini inceleme yönetim kurulu üyelerinin devredilemez yetkileri arasındadır. Yönetim kurulu üyeleri ve diğer yöneticilerin bilgi alma ve inceleme yetkilerinin kapsamı, sınırları, bu yetkilerin ne zaman ve ne şekilde kullanabilecekleri hususları iç yönergede açık olarak düzenlenmelidir. Yönetim kurulu üyeleri, görevlerinin ifası sırasında kendilerine yeterli bilginin sunulmadığından bahisle sorumluluktan kurtulamazlar.
- Planlama sistemi hakkında düzenlemeler; yönetim kurulunun hangi planlama araçlarını kullanacağı, güdeceği strateji, yatırım planlamaları, yıllık bütçe gibi iktisadi konulara yer verilmelidir. Ve sonuç olarak iç yönergenin yürürlük zamanı, yönergenin değiştirilebileceği ve değişiklik için gerekli nisaplar düzenlenmelidir.
İç Yönergenin Yenilenmesi;
Günümüzde meydana gelen hızlı piyasa değişiklikleri, ekonomik çalkalanmalar ve teknolojik gelişmelere ayak uydurabilmek için şirket yönetim organizasyon yapısı sürekli güncellenmelidir. Şirket yönetim kurulunun gerekli değişiklikleri yapabilmesi için iç yönerge düzenli olarak ele alınmalı ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
İç Yönerge Hakkında Bilgilendirme;
Yönetim kurulu, istem üzerine pay sahiplerini ve korumaya değer menfaatlerini ikna edici şekilde ortaya koyan alacaklıları, iç yönerge hakkında yazılı olarak bilgilendirmek zorundadır. Alacaklılar yönergenin geneli hakkında bilgi isteyemeyeceği gibi, yönergenin tamamını inceleme hakkına sahip değildir. Yönergenin bir kopyasını isteme hakları da mevcut değildir. Buna karşılık pay sahipleri örgüt yönergesinin tamamı hakkında bilgi talep edebileceği gibi, masrafları şirkete ait olmak üzere yönergenin bir suretinin kendisine verilmesini veya şirket in internet sitesine erişim isteyebilir.
Sonuç;
Her türlü yetki çatışmasını önlemek için şeffaf ve hesap verilebilir bir yönetim organizasyonu düzeni kurabilmek için şirketin yönetiminde görevli olanların yetkileri ve sorumluluklarının sınırları tam olarak belirlenmelidir. İç yönerge ile bu detayları düzenlenmesi ve yönetim kurulunun çalışmasının kolaylaştırılması amaçlanır. Böylelikle yönetimde görevli kişilerin koordineli bir şekilde çalışması sağlanmış olur.
KAYNAKÇA:
Anonim Şirket Yönetim Kurulunun Organizasyonu ve Yönetim Yetkisinin Devri, Yrd. Doç. Dr. Beşir Fatih Doğan
Anonim Şirketler, Soner Altaş
Şirketler Hukuku Genel Esaslar, Prof. Dr. Hasan Pulaşlı